Les documents de la copropriété

publié le 02/08/2016

Dans une copropriété, plusieurs documents sont indispensables pour son bon fonctionnement.

Lors de l’achat de votre appartement, plusieurs documents sont indispensables au notaire pour la vente. Ils vous sont également remis le jour de la signature de l’acte authentique (acte chez le notaire). On parle de règlement de copropriété, état descriptif de division, carnet d’entretien, diagnostic technique etc. 

Mais que sont tous ces documents ?

Le règlement de copropriété

De sa création à son fonctionnement, la copropriété relève de règles particulières et le règlement de copropriété les fixent. 
Le règlement de copropriété est un « règlement » obligatoire. Il détermine les règles de vie au sein de l'immeuble notamment la destination des parties privatives et communes, les conditions de leur jouissance ainsi que les règles relatives à l’utilisation et la gestion des parties communes. Il comporte également les quotes-parts de charges afférentes à l’administration, la conservation et l’entretien de l’immeuble et des équipements communs.
 
C’est la loi commune de tous les copropriétaires. Il s’applique, dans toutes ses dispositions, à tous les copropriétaires et occupants de l’immeuble .
 
Exemple : 
autorisation ou interdiction d'accrocher du linge aux fenêtres, limitation de travaux à certains jours et horaires... 
usage (garage, local à vélo...), jouissance exclusive de certaines parties, horaires d'ouvertures de certains locaux...
la destination de l'immeuble : usage d’habitation, usage professionnel, usage mixte, interdiction de certaines activités …  
la répartition des charges entre copropriétaires …
 
Il contient l’identification de l’immeuble (adresse, contenance, désignation cadastrale), la description des lots, leur numérotation, la quote-part des parties communes afférente à ces lots etc.
 
À savoir :
Le règlement de copropriété comprend également l'état descriptif de division. 
Le règlement de copropriété peut être modifié avec l'accord des copropriétaires à l'issue d'un vote en assemblée générale.
Tout règlement de copropriété publié à compter du 31 décembre 2002 doit indiquer la méthode de calcul utilisée pour fixer les quotes-parts de parties communes et la répartition des charges.

L’état descriptif de division

L’état descriptif de division est un document technique qui permet de définir les lots pour les besoins de leur identification au regard des règles de la publicité foncière. Il est intégré au règlement de copropriété ou y est annexé.  
Autrement dit, il partage l'immeuble en plusieurs lots numérotés. À chaque lot correspond un numéro, sa description, sa consistance et sa quote-part de parties communes.
L'état descriptif de division doit également être publié par le notaire à la conservation des hypothèques.
 
Exemple :
Bâtiment 1 
Description du lot dénommé : 1 (situé au Sous-sol) 
Ce lot comporte : 4 pièces, entrée avec rangements, séjour de 24m², 3 chambres dont une avec balcon, cuisine ouverte sur le séjour, salle de bains et  WC. 
Il correspond au 61/1000 de la quote-part de l'immeuble Bâtiment 1. 
Il correspond au 40/1000 de la quote-part de l'ensemble immobilier de l'immeuble
Il correspond au 61/1000 de la quote-part des charges d'escaliers de l'immeuble
Il correspond au 60/1000 de la quote-part des charges d'ascenseur de l'immeuble »

Le diagnostic technique de l’immeuble

Le diagnostic technique de l’immeuble , ou « diagnostic technique global (DTG) » informe les copropriétaires de l’état général de l’immeuble . Il informe sur la solidité de l’immeuble , l'état des conduites et canalisations etc.
 
Avant le 1er janvier 2017, le diagnostic technique de l’immeuble est demandé dès lors que l’immeuble a plus de 15 ans et est mis en copropriété. 
 
À partir du 1er janvier 2017, le diagnostic technique de l’immeuble devient obligatoire pour les immeubles de plus de 10 ans et qui font l'objet d'une mise en copropriété ou « qui font l'objet d'une procédure pour insalubrité et pour lesquelles l'administration demande au syndic de le lui produire ».
 
Le syndicat des copropriétaires doit organiser un vote pour se prononcer sur la question de faire réaliser un diagnostic technique.
 
Il remplace le diagnostic technique préalable.

Le carnet d’entretien de l’immeuble

Un « carnet d’entretien » des immeubles en copropriété doit obligatoirement être établi et mis à jour par le syndic. Il est tenu à la disposition de l’ensemble des copropriétaires et des candidats à l’acquisition d’un lot de copropriété.
 
Lorsque la copropriété comprend plusieurs bâtiments, le carnet comporte un chapitre pour chacun d’eux. S’il existe des syndicats secondaires, chacun doit faire l’objet d’un carnet, celui du syndicat principal comprenant alors un chapitre pour les parties communes à l’ensemble du syndicat.
 
Quelles informations doit obligatoirement contenir le carnet d’entretien de l’immeuble ?
 
Le carnet contient : l'adresse de l'immeuble , l'identité du syndic, les références des contrats d'assurances de l'immeuble et leurs dates d'échéance, l'année de réalisation des travaux importants (façades, toitures, remplacement d'ascenseur, de chaudière ou de canalisations, et identité des entreprises ayant réalisé ces travaux), la référence des contrats d'assurance dommage-ouvrage souscrits pour le compte du syndicat des copropriétaires dont la garantie est en cours. Il doit également mentionner les références des contrats d'entretien et de maintenance des équipements communs (avec dates d'échéance, et échéancier des travaux décidés par l'assemblée générale des copropriétaires).

Quelles autres mentions peut contenir le carnet d’entretien ?

Le carnet d'entretien peut, sur décision de l'assemblée générale des copropriétaires, contenir toutes informations complémentaires portant sur l'immeuble (études techniques réalisées, informations sur la construction…).

La fiche synthétique

Le syndic établit une fiche synthétique de la copropriété. Cette fiche regroupe les données financières et techniques essentielles relatives à la copropriété et à son bâti. Son contenu est défini par décret. Le syndic met à jour la fiche synthétique de la copropriété chaque année.
 
Le syndic met cette fiche à disposition des copropriétaires.
 
Bon à savoir : le défaut de réalisation de la fiche synthétique est un motif de révocation du syndic. 
Les contrats de syndic prévoient obligatoirement une pénalité financière forfaitaire automatique à l'encontre du syndic chaque fois que celui-ci ne met pas la fiche synthétique à disposition d'un copropriétaire dans un délai de quinze jours à compter de la demande. Cette pénalité est déduite de la rémunération du syndic lors du dernier appel de charges de l'exercice. 
 
La réalisation de cette fiche synthétique n’est toutefois obligatoire que dans les copropriétés à destination au moins partielle d’habitation ; elle sera accessible à tout copropriétaire et transmise à tout candidat acquéreur.

Audit énergétique

Depuis 2012 : toutes les copropriétés de plus de 50 lots doivent faire réaliser un audit énergétique. Pour les petites et moyennes copropriétés, la loi instaure un diagnostic de performance énergétique collectif dans les immeubles possédant un chauffage collectif. Ces prédiagnostics devront être réalisés avant le 31 décembre 2016. »
 
publié le 02/08/2016
Voir aussi
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publié le02/08/2016
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Qu’est-ce que la copropriété ?
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